مقدمه اي بر نقش و جايگاه روابط عمومي

روابط عمومي در هر سازماني، سامانة برقراري ارتباط مؤثر ، نزديك و سازنده مديريت آن سازمان با ديگر بخش ها اعم از بخش هاي دروني يا بخش هاي بيروني محسوب مي شود. با برقراري اين ارتباط به نحو شايسته امكان تطابق بروندادهاي يك سازمان با نيازهاي بيروني فراهم مي شود. فرآيندي كه علت وجودي پيدايش و استمرار حيات آن سازمان محسوب مي شود. روابط عمومي درحقيقت، ابزار دوگانه اي است كه از يك سو باعث آگاهي مديران از محيط پيرامون آنها مي شود و از سوي ديگر باعث انعكاس درست فعاليت آنان به جمعيت مخاطب مي گردد. برقراري اين ارتباط دوطرفه در هر سطحي، مترادف سطح توفيق روابط عمومي است. به همين دليل توجه به چند نكته درخصوص فعاليت روابط عمومي حائز اهميت است.
نخست آنكه در فعاليت هاي روابط عمومي همواره ارتباط « دوسويه» است.
دوم آنكه در فرآيندهاي ارتباطي روابط عمومي همواره اصل بر «تفاهم» است. در ارتباطات اين حوزه نه تنها «تحميل» جايي ندارد بلكه از «اقناع» نيز پرهيز مي شود. چراكه در اقناع نوعي رويكرد سلطه جويانه مخفي را مي توان جستجو كرد. فرآيندي كه در بلند مدت باعث مقاومت مخاطب در برابر پيام مي شود.
نكته ديگر اتكاء به «تحقيق» به معناي واقعي كلمه است. اتكاء برتحقيق به معناي واقعيت بي پيراية هر پديده، اين امكان را براي روابط عمومي بوجود مي آورد كه تصميم سازي سازمان را در بهترين جهت هدايت كند. «تحقيق» و نيل به واقعيت بي پيرايه تنها از راه سنجش مستمر و منظم امكان پذير است و تنها از اين راه است كه مي توان با انتقال و ارايه اطلاعات دقيق و كارآمد به حوزة مديريت سامانه، «اعتماد» او را جلب و در فرآيند تصميم سازي او مشاركت نمود.
نكته بعدي «اخلاق» در روابط عمومي است. گرچه رويكرد سنتي به روابط عمومي رويكردي ابزاري و استفاده از اين واحد معمولاً براي تبليغ و پروپاگاند محسوب مي شود. اما جايگاه علمي روابط عمومي نه تبليغ بلكه تبيين جايگاه سامانه در جامعه و تبيين فرآيندهاي درون سامانه براي مديريت است. در اين راه پايبندي به اخلاق حرفه اي نه فقط از جهت ارزش هاي متعالي كه از ديدگاه فني و حرفه اي نيز يك ضرورت است. بدون اين پايبندي اطلاعات دقيق و درستي به مديريت و سازمان منتقل نخواهد شد. در آن صورت سامانه پي به نقائص خود نخواهد برد و مآلاً در پي رفع نواقص و ارتقاء كيفيت خود برنخواهد آمد. فلذا عمل «شرافتمندانه» ، احترام به مخاطبين اعم از موافق و مخالف، تأكيد بر تفاهم و تعامل ،‌ايجاد هماهنگي بين سازمان و گروه هاي مرتبط ، توجه به منافع بلند مدت، تميز واقعيات از شبهاتي كه خود را همچون واقعيات جلوه مي دهند، وفاداري به اهداف سازمان و تثبيت رفتار صادقانه با همكاران از جمله مباني ضروري در فعاليت هر سيستم و من جمله روابط عمومي است.
در اين راه روابط عمومي از دو نكته مهم نيز بايد پرهيز كند: نخست «اغراق» در انعكاس موفقيت هاست و دوم «تعديل» وجوه منفي است.
در نهايت با تكيه بر اين رويكرد روابط عمومي را بايد بخشي از فرآيند «مديريت» دانست و نه ابزاري براي اعمال مديريت. به عبارت ديگر روابط عمومي يك سامانة اجرايي در نظام مديريت محسوب نمي شود بلكه يك سامانة مشورتي در فرآيند تصميم سازي و سياست گذاري است. روابط عمومي جزئي از سيستم تطبيقي سازمان با محيط خود است. روابط عمومي به سازمان و مديريت آن كمك مي كند تا با محيط خود به تعامل مناسب بپردازد. روابط عمومي يك منعكس كنندة محض نيست، بلكه يك عامل مشاركتي است در اصلاح آنچه كه در نهايت به جامعه منعكس مي شود. به اين منظور روابط عمومي دانشگاه علوم پزشكي تهران در جهت تحقق اهدافي كه در ذيل مي آيد خود را ملزم به برنامه ريزي و تلاش مي داند.
روابط عمومي دانشگاه علوم پزشكي تهران در حال حاضر با داشتن 25 پرسنل فعاليت هاي را كه شامل موارد ذيل مي باشد در سطح داخل و خارج از دانشگاه ارايه مي نمايد:
- تهيه اخبار از آخرين رويدادها، مراسم، مناسبتها و نشستها
- هماهنگي جهت چاپ آگهي هاي مربوط به مناقصات، مزايده ها، ابلاغ و رسيدگي و پيگيري جهت چاپ و پرداخت صورتحساب
- اطلاع رساني از آخرين اخبار و مطالب علمي تهيه شده ازطريق سايت روابط عمومي
- هماهنگي با رسانه ها و جرايد و صدا و سيما جهت تهيه گزارش و خبر از مراسم و مناسبتها
- هماهنگي و همكاري در برپايي مراسم ويژه مانند تقدير از كاركنان نمونه و . . .
- هماهنگي و برپايي مراسم بزرگداشت اساتيد ، معارفه و توديع مديران و . . .
- مطالعه اخبار چاپ شده در جرايد و تهيه چكيده مطالب مربوط به دانشگاه و سطح وزارتخانه
- انتشار نشريه ندا و توزيع در سطح دانشگاه و ساير ارگانها و سازمانهاي مرتبط
- صدور مجوز به منظور تهيه گزارش خبري و يا تصويري از مراكز تحت پوشش دانشگاه جهت ساير ارگان هاي دولتي و يا خصوصي
- هماهنگي با شوراي سياستگذاري به منظور اطلاع رساني درخصوص برگزاري نشست هاي مطبوعاتي
- هماهنگي و همكاري در برپايي ويژه برنامه ها مانند: هفته پژوهش، جشنواره رازي، ابن سينا و . . .
- دريافت نظرات و پيشنهادات كاركنان از طريق تلفن گويا
- هماهنگي و همكاري در تهيه و توزيع جايزه دانش آموزان ممتاز، هداياي روز پزشك، لوح تقدير و . . .
- تهيه گزارش تصويري از برگزاري مراسم جهت استفاده در سايت روابط عمومي و يا ارسال به واحد مربوطه
- هماهنگي با وزارت متبوع درخصوص اجراي برنامه هاي درخواستي
- انجام امور درخواستي از سوي دفتر رياست دانشگاه